英語でビジネスメール。コピペで使える文例と、送信前にチェックしたい7つのポイント

仕事で英語を使う機会も増えてきたのではないでしょうか?コミュニケーションをしていく上で困ったことあるかと思います。今回はビジネスの中でも特にメールでのやり取りにフォーカスしてコピペで使えるビジネス英語を紹介していきます。

2015年時点で在留外国人(日本で生活している外国人)は223万人を超え、50人に1人は外国人という現状になりました。グローバリズムは、2020年に向け、至るところで促進され国内にいながらも英語を利用する機会が増えてきたのではないでしょうか。

今回はビジネスでコピペで使える英語メールを紹介していきたいと思います。
フリーランスと海外は親和性が高く、エンジニアやデザイナーと技術を職とする方は常に海外の最新情報をキャッチアップする必要があり、ライターやマーケッターは実際に海外のプレイヤーに連絡を取り情報を生成していく作業も仕事のうちではないでしょうか。

Google翻訳があれば大抵はやり過ごせますが、不安は残るもの。メールを書いていく上で気をつけたいポイントと合わせて説明します。


詳しくはこちら

英語でメールやり取りをする上で意識するポイント

件名

メールの内容を簡潔かつ明確に要約した一文が件名に入ります。(例:Re:Summary of Our Meeting with ABC Corporation)

シンプルな言葉遣い

専門用語だらけは避けましょう。長く、難しい言葉が並んでいると、メールが見づらいです。複雑な言葉を使うこと自体は悪くないですが、理解しやすいように言い回しを気をつけましょう。
中には、翻訳文書をそのまま使う人もいますが、これは混乱を生みかねません。KISSテスト(Keep It Short and Simple)を使って、文書を常に改めていきましょう。

相手の立場をよく考える

あなたが送る相手は誰でしょうか。クライアントなのか、チームメンバーなのか、英語にもカジュアルな言葉遣いと丁寧な表現があります。ネイティブでないと難しい違いですが、きちんと意識して使い分けましょう。

カジュアル:Can you …?
丁寧な表現:I was wondering if you could …?

カジュアル:Sorry, I can’t make it.
丁寧な表現:I am afraid I will not be able to attend

カジュアル:Thanks for emailing me on 15th February
丁寧な表現:Thank you for your email dated 15th February

大文字、句読点、スペル、基本的な文法に注意する

句読点の位置やスペルが公式であるかは、自分の力量が図られます。送信ボタンを押す前に、一度確認してから送るようにしましょう。ネイティブのチェックが一番ですが、Grammarlyで防ぐのも可能です。

自分が伝えることを確認する

メールでは直接物事を伝えるのが目的ですが、ニュアンスを多少変えていくのも大事です。伝えたいことを伝えつつ、相手向けに文書を変えていきましょう。

通常:There will be a delay.
丁寧な表現:I’m afraid there may be a slight delay.

通常:It’s a bad idea.
丁寧な表現:To be honest, I’m not sure if that would be a great idea.

通常:I need this in half an hour.
丁寧な表現:Would it be possible to have this in half an hour?

トーンを変えるだけで、受け入れられ方がまるで違うこともあります。

なるべくポジティブな言葉を選ぶ

ポジティブな言葉:helpful、good、question、agreed、together、useful、I will do my best、mutual、opportunity
ネガティブな言葉:busy、crisis、failure、forget it、I can’t、It’s impossible、waste、hard
印象がまるで異なりますね。なるべくネガティブな言葉は避け、ポジティブな言葉を選ぶようにしましょう。

フィードバックをもらうようにしましょう

書いたメール、送ったメールをネイティブの外国人に見てもらうようにしましょう。誤った内容を送り続けているうちは上達が見込めません。正しい英語を書けないうちは、ビジネスもなかなか思った通りに進まないものでしょう。

今すぐ使えるビジネス英語メールのテンプレート

それでは、実際にビジネスで使われている英語メールの文例を見ていきましょう。最初のうちはこちらのコピペを利用するのもOKです。

Dear Mr Michael,

I am writting in reference to the current situation with the Sky Hotel Project. We have a number of questions which we hope you could answer.

First of all, could you please provide us with an update on where you are on the Sky Hotel Project. We would also appreciate it if you could clarify what the current issues with the delivery system are, and confirm when you expect them to be resolved.

In addition, at the end of our last meeting we requested a copy of the latest project update report. Unfortunately, we have still not received it. We would appreciate it if you could forward this to us.

Could you also please confirm whether the post-installation support covers the equipment 24 hours a day? And what is actually included in the support? In particular, we would like to have confirmation if the cost of parts and labour are included in the package? We require this information as soon as possible.

And lastly, we are considering extending the period of the post-installation support from your company from 6 months to 12 months. We would be very grateful if you could provide us with a quote for this extension.

I would really appreciate it if you could deal with these matters urgently.
I look forward to hearing from you.

Yours sincerely,

Taro Yamaguchi

慣れないうちは大変ですが、慣れるには何度も挑戦するほかありません。英語をビジネスで使えるようになれば仕事の幅もダイナミズムもどんどん上がっていくはず。グローバルリーダー目指して頑張っていきましょう。