すぐに使える!打ち合わせで使える議事録の書き方・作り方

打ち合わせの時は相手の話を聞きながらメモをとることになります。ですが、後から見返してみるとキーワードが断片的、書いてある文字が自分でも読めないなど苦しんだ経験があるかと思います。相手の要件を咀嚼して、希望以上の成果物を提出するのを仕事とするフリーランスにとって、打ち合わせ時のメモほど大切なものはありません。

今回はフリーランスが打ち合わせの時に「後から見返して困らないだけでなく、打ち合わせ後にクライアントに議事録として提出できる」より効果的な打ち合わせメモの取り方を紹介していきたいと思います。


詳しくはこちら

打ち合わせするまでに準備しておきたいもの

基本的なことですが、なににメモをするのかを決めておきましょう。専用のノートなのか、PCなのかあるいはスマホなのか。基本的にどんな環境でも使える紙のノートは持っておくと良いでしょう。後からどこに打ち合わせメモを記したのかが分かるようにチェックをつけると良いでしょう。

ノートPCを持ち合わせてる人は、慣れているキータッチだとメモも取りやすく、仕事に取り掛かる時にも記した文書をコピペで利用できます。Evernoteはじめ、様々なノートアプリを利用している方がいるかと思いますが、私はGmailを使っています。オンラインで利用できませんが、文書を整えれば、そのまま相手に議事録として共有できる癖がつくので便利です。

打ち合わせ前に混雑しないように、あらかじめフォーマットを決めておくと良いでしょう。
・日付
・打ち合わせする相手
・見出し
・打ち合わせ内容
・絶対に聞いておきたいこと

キッチリ決めすぎてしまうとかえって融通が効かず、どうしてもフォーマット通りに進めようとする必要はありません。ここで大切なのは「絶対に聞いておきたいこと」です。クライアントに会う前に確認しておきたいこと(質問)をまとめておくのは非常に重要です。質問が複数あると意識していても聞き忘れしてしまうので注意しましょう。

打ち合わせでメモをとる時に気をつけたいこと

打ち合わせはメモをとることが目的ではないので、相手と話しながらもパソコンやノートと向き合ってしまわないように気をつけましょう。その場の時間に集中するために、ボイスレコーダーを用意するのも一つの手です。サービスのヒアリングをする時はボイスレコーダー必須です。
ボイスレコーダーを聞きながら書き起こしをするのは時間がかかってしまいますが、どんなミーティングであったかを把握する上でもっとも効果的であると言えるでしょう。スマートフォンのアプリから簡単にダウンロードできるので、利用してみましょう。
ホワイトボードを利用した議論をするミーティングを終えた後には、ホワイトボードの内容を写真で撮影しておくようにしましょう。

打ち合わせが終わったら議事録を送りましょう

打ち合わせを終えたら、自分の中で納得するだけでなく打ち合わせ相手にも内容を共有してあげると親切です。録音した内容や、自分が感じたメモの全てを送る必要はありませんが、決定事項と次回までのタスクは共有しておくと良いでしょう。
その場で終わってしまうだけの打ち合わせは避け、なるべく生産的な時間をお互いが過ごせるように意識していきましょう。